Prowadzenie akt osobowych obejmuje kompletowanie, przechowywanie i aktualizowanie dokumentacji pracowniczej, w tym umów o pracę, zaświadczeń lekarskich, załączników do umów oraz dokumentów potwierdzających przebieg zatrudnienia, zgodnie z przepisami prawa pracy.

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę ma obowiązek prowadzenia i przechowywania akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres 10 lat od zakończenia stosunku pracy. W przypadku dokumentacji starszej, stosowane mogą być inne przepisy wynikające z wcześniejszych regulacji.

Przepisy dopuszczają prowadzenie akt osobowych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wybór formy należy do pracodawcy, pod warunkiem zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi.

Akta osobowe składają się z trzech części: dokumentacji związanej z nawiązaniem stosunku pracy, dokumentów dotyczących przebiegu zatrudnienia oraz dokumentów związanych z rozwiązaniem umowy o pracę.

Tak, biuro rachunkowe może przejąć obowiązki związane z prowadzeniem akt osobowych, zapewniając zgodność z przepisami prawa oraz profesjonalne zarządzanie dokumentacją pracowniczą.

Nieprawidłowości w prowadzeniu akt osobowych mogą skutkować karami finansowymi dla pracodawcy, kontrolami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy oraz problemami prawnymi w razie sporów z pracownikami.

Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym minimalizuje ryzyko błędów, oszczędza czas oraz zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi przepisami, co przekłada się na komfort i bezpieczeństwo pracodawcy.

Profesjonalne biura rachunkowe regularnie monitorują zmiany w przepisach prawa pracy i dostosowują prowadzenie dokumentacji pracowniczej do aktualnych wymogów, eliminując ryzyko uchybień.

Tak, prowadzenie akt osobowych zazwyczaj wiąże się także z przygotowywaniem dokumentacji związanej z rozliczeniami ZUS, takimi jak deklaracje ubezpieczeniowe czy zgłoszenia i wyrejestrowania pracowników.