PIT kasowy – jak działa i kto może z niego skorzystać?

Rozliczanie podatków to temat, który potrafi spędzać sen z powiek wielu przedsiębiorcom, szczególnie gdy chodzi o konieczność zapłaty podatku dochodowego od faktur. Rozwiązaniem tego problemu miał być PIT kasowy, czyli forma rozliczenia dochodu w momencie faktycznego otrzymania zapłaty. Sprawdź, jak działa ten mechanizm, kto może z niego skorzystać i kiedy naprawdę się opłaca.

Czym jest PIT kasowy?

PIT kasowy to metoda kasowa. Oznacza, że podatek płacisz dopiero wtedy, gdy realnie otrzymasz pieniądze od kontrahenta lub gdy sam opłacisz fakturę kosztową. W przeciwieństwie do tradycyjnej metody memoriałowej, w której obowiązek podatkowy powstaje już w momencie wystawienia faktury lub wykonania usługi

Podstawy prawne tej formy rozliczeń znajdują się w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT, art. 14 ust. 1j–1o). PIT kasowy został wprowadzony w ramach Polskiego Ładu i obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku.

Kto może skorzystać z PIT kasowego?

PIT kasowy to rozwiązanie stworzone głównie z myślą o mikro- i małych przedsiębiorcach, dla których płynność finansowa ma kluczowe znaczenie. Został wprowadzony, aby ułatwić firmom utrzymanie płynności finansowej, szczególnie  w sytuacjach, gdy kontrahenci opóźniają się z zapłatą. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą już płacić podatku od „papierowych” przychodów, których faktycznie jeszcze nie otrzymali. Aby jednak mikro- i małe biznesy mogły skorzystać z PIT-a kasowego muszą spełnić określone warunki.

Kryteria dla przedsiębiorców

• Z PIT kasowego mogą korzystać przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, których roczne przychody nie przekraczają równowartości 2 mln euro (limit identyczny jak w przypadku tzw. „małych podatników”).
• Rozliczać się w ten sposób mogą zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność, jak i spółki osobowe (np. spółka cywilna, jawna).
• Warunkiem jest dokonanie wyboru tej formy i zgłoszenie go do urzędu skarbowego (najczęściej w zeznaniu rocznym lub poprzez odpowiednią deklarację).

Branże, dla których to szczególnie korzystne

PIT kasowy jest dobrym rozwiązaniem w sektorach, gdzie częste są odroczone terminy płatności lub występują opóźnienia w regulowaniu faktur, m.in.:

• usługi budowlane i remontowe,
• transport i logistyka,
• agencje reklamowe, marketingowe i kreatywne,
• branża IT i usługi doradcze,
• firmy współpracujące głównie z dużymi kontrahentami, którzy płacą po 60–90 dniach.

Kto nie może wybrać PIT kasowego?

Nie każdy przedsiębiorca ma prawo do skorzystania z tej metody. Wykluczeni są m.in.:

• podatnicy, którzy przekroczyli limit przychodów 2 mln euro rocznie,
• duże przedsiębiorstwa, które z mocy prawa muszą rozliczać się memoriałowo,
• podmioty rozliczające się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej,
• podatnicy, którzy w danym roku nie zgłoszą wyboru PIT kasowego – domyślnie obowiązuje metoda memoriałowa.

Jak działa PIT kasowy w praktyce?

W PIT kasowym obowiązuje prosta reguła: przychód powstaje dopiero w momencie, gdy przedsiębiorca otrzyma zapłatę od kontrahenta. Jak ta zasada działa w praktyce?

Załóżmy, że firma wystawia w styczniu fakturę na 20 000 zł z terminem płatności 60 dni.

• Przy metodzie memoriałowej: przychód należy wykazać już w styczniu, a podatek zapłacić w lutym, mimo że pieniędzy jeszcze nie ma.
• Przy PIT kasowym: przychód powstaje dopiero w marcu, kiedy klient faktycznie dokonuje przelewu. Dopiero wtedy trzeba rozliczyć podatek.

Choć zasada „zapłata = przychód/koszt” jest podstawowa, przepisy przewidują też ograniczenia. Wskazują one, że przychód należy rozpoznać najpóźniej po upływie 2 lat od dnia wystawienia faktury, nawet jeśli kontrahent wciąż nie zapłacił. Podobnie jest w przypadku kosztów – nie można ich odkładać w nieskończoność. Zabezpiecza on fiskusa przed przed sytuacją, w której podatnicy permanentnie odkładaliby rozliczenia.

Jak przejść na PIT kasowy?

Aby skorzystać z PIT kasowego, przedsiębiorca musi złożyć oświadczenie o wyborze tej formy rozliczeń. Robi się to w urzędzie skarbowym, najczęściej poprzez:

• zaznaczenie odpowiedniej opcji w zeznaniu rocznym (PIT-36 lub PIT-36L), albo
• złożenie odrębnego zawiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego.

Oświadczenie należy zgłosić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w danym roku podatkowym. Jeśli więc pierwszy przychód powstał w grudniu – termin zgłoszenia mija wraz z końcem roku podatkowego. Bez zgłoszenia w odpowiednim terminie podatnik automatycznie rozlicza się metodą memoriałową.

Warto też zaznaczyć, że przedsiębiorca nie jest  „na zawsze” związany z metodą kasową. Jeśli uzna, że jest ona dla niego niekorzystna, może zrezygnować z niej od kolejnego roku podatkowego, składając odpowiednie oświadczenie do urzędu. Powrót do metody memoriałowej nie wymaga specjalnych warunków – wystarczy złożyć zawiadomienie w terminie, analogicznie jak przy wyborze PIT kasowego.

Obowiązki dokumentacyjne i księgowe przy PIT-cie kasowym

Stosowanie PIT-a kasowego wiąże się z dodatkowymi obowiązkami księgowymi. Te najważniejsze to:

• konieczność ścisłego monitorowania terminów płatności faktur,
• prowadzenie ewidencji, która jasno pokazuje, kiedy nastąpił faktyczny wpływ środków lub zapłata kosztu,
• odpowiednie oznaczanie faktur i dokumentów księgowych, aby rozliczenia były spójne i czytelne w razie kontroli.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi dobrze panować nad obiegiem dokumentów i płatności, aby uniknąć błędów przy rozliczeniach. W wielu przypadkach niezbędne okazuje się więc wsparcie profesjonalnej kancelarii podatkowej. Ta wykona wszystkie powyższe zadania, a ponadto zadba o prawidłowe zaksięgowanie przychodów i kosztów w momencie faktycznej zapłaty, przypilnuje obowiązkowych terminów rozliczeń podatkowych, przygotuje niezbędne raporty i zestawienia dla urzędu skarbowego czy pomoże wybrać optymalną formę rozliczeń w zależności od specyfiki biznesu. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu firmy, a kwestie związane z podatkami i księgowością zostawić specjalistom.

FQA – najczęsciej zadawane pytania

Czym jest PIT kasowy?

PIT kasowy to metoda rozliczania podatku dochodowego, w której przychód i koszt powstają dopiero w momencie faktycznej zapłaty. Dzięki temu przedsiębiorca nie płaci podatku od niezapłaconych jeszcze faktur.

Kto może skorzystać z PIT kasowego?

Z tej formy rozliczeń mogą korzystać mikro- i mali przedsiębiorcy, których roczne przychody nie przekraczają równowartości 2 mln euro. Dotyczy to zarówno osób prowadzących działalność gospodarczą, jak i spółek osobowych.

Jakie są główne zalety PIT kasowego?

Główna zaleta to brak konieczności płacenia podatku od niezapłaconych faktur. Dla firm oznacza to lepszą płynność finansową i większe bezpieczeństwo w codziennym prowadzeniu działalności.

Jak przejść na PIT kasowy?

Należy złożyć oświadczenie do urzędu skarbowego w zeznaniu rocznym lub osobnym zawiadomieniu, najpóźniej do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód w danym roku.

Czy PIT kasowy można łączyć z VAT kasowym?

Tak, istnieje taka możliwość. W praktyce często jest to korzystne, ponieważ oba rozwiązania opierają się na zasadzie „podatek dopiero po zapłacie”.