Nowe przepisy związane z rynkiem pracy i z zatrudnianiem cudzoziemców już od 1 czerwca 2025

Kto może skorzystać z ulg podatkowych?

Pracy w Polsce z roku na rok poszukuje coraz więcej cudzoziemców. Zgodnie z danymi GUS, pod koniec stycznia 2025 roku nad Wisłą gościło 1 045 000 osób migrantów zarobkowych, co stanowi 6,4% wszystkich zatrudnionych. Oznacza to wzrost o 4,5% w skali roku, a ten dzięki zmianie przepisów związanych z zatrudnieniem cudzoziemców może być jeszcze większy.

Zmiany zasad legalizacji pracy i pobyty cudzoziemców w Polsce – kontekst i cele reformy

Rynek pracy w Polsce już od kilku lat zmaga się z rosnącą luką kadrową – według danych Barometru Zawodów brakuje przede wszystkim pracowników fizycznych, kierowców, pracowników produkcji, opiekunów osób starszych oraz pracowników gastronomii i budowlanki. Pracodawcy coraz częściej sięgają więc po pracowników z zagranicy, w tym z Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Indii, Nepalu czy Uzbekistanu. Wymaga to coraz bardziej elastycznego i sprawnego systemu legalizacji pracy. Nowelizowane przepisy dotyczące legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców mają na celu:

• uproszczenie biurokratycznych procedur,
• cyfryzację kluczowych procesów,
• usprawnienie obsługi wniosków przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążenia urzędów,
• lepszą kontrolę przepływu danych oraz przestrzegania prawa,
  poprawę transparentności zatrudnienia cudzoziemców.

Zmiany, które weszły w życie 1 czerwca 2025 roku, są również odpowiedzią na zalecenia Komisji Europejskiej dotyczących ujednolicenia procedur zatrudniania obywateli państw trzecich w krajach UE. Jednocześnie wpływ na kierunek reform mają czynniki geopolityczne takie jak: wojna w Ukrainie, napięcia polityczne na Białorusi, niestabilność w Azji Centralnej i coraz częstsze migracje zarobkowe z dalszych regionów świata.

Co zmieniło się w przepisach zatrudniania cudzoziemców w Polsce od 1 czerwca 2025?

Zmiany w przepisach zatrudniania cudzoziemców w Polsce obejmują kilka obszarów. W większości są one kluczowe, dlatego warto przyjrzeć się im dokładniej.

Nowe obowiązki pracodawców

• Obowiązkowa rejestracja w systemie e-Praca. Każdy pracodawca zatrudniający cudzoziemca będzie zobowiązany  do zgłoszenia tego faktu w systemie e-Praca. Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnianych na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Zgłoszenie ma obejmować podstawowe dane o cudzoziemcu, charakterze umowy oraz miejscu pracy.
• Skrócony termin zgłoszenia. Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej w ciągu 3 dni kalendarzowych od rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Dotychczas obowiązujące terminy były mniej precyzyjne – nowelizacja wprowadza większą dyscyplinę czasową.

Rozszerzony zakres zezwoleń na pracę

• Nowe zezwolenie „P+” Wprowadzony zostanie nowy typ zezwolenia na pracę: „P+”, przeznaczony dla cudzoziemców wykonujących pracę sezonową lub rotacyjną (np. w rolnictwie, gastronomii, hotelarstwie). Zezwolenie to będzie bardziej elastyczne czasowo i ułatwi pracodawcom planowanie zatrudnienia na określone miesiące.

Kontynuacja pracy bez nowego zezwolenia

W przypadku zmiany pracodawcy, cudzoziemiec nie będzie musiał występować o nowe zezwolenie, jeśli:

• zachowana zostanie ciągłość zatrudnienia,
• nowy pracodawca spełni wymogi formalne i zarejestruje zatrudnienie w systemie e-Praca.

Dzięki tej zmianie ma zmniejszyć się ryzyko „luki legalizacyjnej” i ułatwić mobilność zawodową cudzoziemców.

Zmiany w procedurze oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

• Pełna cyfryzacja procesu. Od czerwca 2025 r. wszystkie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi będą musiały być składane wyłącznie drogą elektroniczną, przy użyciu Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. To rozwiązanie ma ograniczyć błędy formalne i przyspieszyć proces rejestracji.
• Automatyczna utrata ważności oświadczenia. Jeśli cudzoziemiec nie podejmie pracy w ciągu 30 dni od daty wskazanej w oświadczeniu – dokument automatycznie traci ważność, nawet jeśli został wcześniej zarejestrowany. Ma to przeciwdziałać fikcyjnym zgłoszeniom i „rezerwowaniu” zezwoleń przez nieaktywnych pracodawców.

Sankcje i kontrole – większa odpowiedzialność pracodawców

• Wyższe kary za brak rejestracji. W przypadku niezarejestrowania zatrudnienia cudzoziemca w e-Praca w wymaganym terminie grzywna może wynieść od 5 000 zł do nawet 30 000 zł, w zależności od skali i powtarzalności naruszeń.
• Rozszerzone uprawnienia kontrolne. Nowelizacja przewiduje większe możliwości dla: Państwowej Inspekcji Pracy, Straży Granicznej, urzędów wojewódzkich – w zakresie weryfikacji legalności zatrudnienia, w tym także podczas kontroli zdalnych (na podstawie danych przesyłanych cyfrowo).
• Automatyczne powiadamianie instytucji. System e-Praca zostanie zintegrowany z bazami ZUS i urzędów wojewódzkich, co oznacza, że informacje o nieprawidłowościach będą przekazywane automatycznie, bez konieczności osobnego zawiadamiania. Zwiększa to ryzyko szybkiej kontroli w przypadku błędów lub zaniechań.

Czego nie zmieniają nowe przepisy zatrudniania cudzoziemców?

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów zmienia się wiele, ale nie wszystko – wiele kluczowych obowiązków po stronie pracodawcy pozostaje bez zmian.

Jakie przepisy nadal obowiązują?

• Obowiązki podatkowe i składkowe, co oznacza, że pracodawca ma m.in. obowiązek zgłaszać cudzoziemców do ZUS, pobierać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT), oraz opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
• Obowiązek sprawdzania legalności pobytu w Polsce – bez tego nie można legalnie zatrudnić cudzoziemca.

Warto też podkreślić, że zmiany obowiązujące od 1 czerwca 2025 r. nie dotyczą osób posiadających Kartę Polaka oraz obywateli UE, EOG i Szwajcarii. Nadal mogą oni pracować w Polsce na tych samych zasadach co wcześniej, czyli obowiązują ich jedynie formalności związane z rejestracją pobytu.

Co nowe zasady legalizacji pracy i pobyty cudzoziemców w Polsce oznaczają dla pracodawcy?

Nowelizacja przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców oznacza dla przedsiębiorców nie tylko nowe obowiązki formalne, ale również konieczność uporządkowania i dostosowania codziennej praktyki kadrowej – a w praktyce?

Aktualizacja wewnętrznych procedur HR i dokumentacji

Zmiany wymagają od działów kadr i HR:

• stworzenia lub zaktualizowania wewnętrznych instrukcji dotyczących zatrudniania cudzoziemców (w tym także współpracy z agencjami pracy),
• aktualizacji formularzy, umów i klauzul informacyjnych (np. o przetwarzaniu danych w systemie e-Praca),
• wdrożenia procedur weryfikacji statusu pobytowego i uprawnień do pracy cudzoziemców – najlepiej w formie listy kontrolnej.

Znaczenie współpracy z biurem rachunkowym i doradcą podatkowym

Zmiany prawne często nakładają się na zagadnienia podatkowe i ubezpieczeniowe. Dlatego warto:

• skonsultować nowe obowiązki z biurem rachunkowym, które odpowiada za rozliczenia PIT i ZUS,
• upewnić się, że system kadrowo-płacowy jest przystosowany do raportowania zatrudnienia cudzoziemców,
• rozważyć wsparcie doradcy podatkowego lub prawnego, szczególnie w przypadku zatrudniania pracowników z państw trzecich o złożonym statusie pobytowym.

Podsumowanie

Choć nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców wprowadzają pewne uproszczenia i cyfryzację, to jednocześnie nakładają na pracodawców większą odpowiedzialność za poprawność formalną wszystkich etapów zatrudnienia.

Brak przygotowania lub niedopilnowanie terminów może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi, kontrolami oraz stratami wizerunkowymi. Warto więc już teraz przeanalizować procedury wewnętrzne i dostosować je do nowych realiów.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z nowymi przepisami – zapraszamy do kontaktu. Nasz zespół pomoże Ci przeprowadzić audyt zatrudnienia cudzoziemców, zaktualizować dokumentację i wdrożyć konkretne rozwiązania, które zminimalizują ryzyko i usprawnią procesy kadrowe.

Skontaktuj się z nami – działaj zawczasu, zanim zmiany wejdą w życie.

FQA: zatrudnianie cudzoziemców w 2025

Czy cudzoziemiec na wizie turystycznej może podjąć pracę?

Nie. Wiza turystyczna nie uprawnia do podjęcia pracy w Polsce. Praca na jej podstawie jest traktowana jako nielegalna i grozi sankcjami zarówno dla pracodawcy, jak i cudzoziemca.

Co w przypadku zmiany stanowiska lub miejsca wykonywania pracy?

Zmiana stanowiska lub lokalizacji pracy wymaga aktualizacji dokumentów legalizujących zatrudnienie (np. oświadczenia lub zezwolenia). Brak aktualizacji może oznaczać nielegalne powierzenie pracy.

Jakie dokumenty należy przechowywać w aktach pracownika za granicy?

W aktach osobowych cudzoziemca należy przechowywać m.in.:

• kopię dokumentu tożsamości i dokumentu pobytowego,
• kopię oświadczenia lub zezwolenia na pracę,
• potwierdzenie legalnego pobytu w Polsce,
• zgłoszenie do ZUS,
• umowę o pracę lub zlecenie.

Czy można powierzyć pracę w trybie zdalnym cudzoziemcowi zza granicy?

Tak, ale nie jest to zatrudnienie na terytorium Polski, więc nie stosuje się polskich przepisów legalizujących pracę cudzoziemców. W takim przypadku zastosowanie mają przepisy kraju, w którym cudzoziemiec fizycznie wykonuje pracę oraz ewentualne regulacje dotyczące tzw. stałego zakładu (dla celów podatkowych)..