Jak rozpoznać fałszywe faktury w KSeF i gdzie je zgłosić?

Fałszywe faktury w KSeF

Krajowy System e-Faktur ułatwia przedsiębiorcom dostęp do dokumentów zakupowych, ale nie eliminuje całkowicie ryzyka oszustw. W KSeF może pojawić się faktura dotycząca transakcji, której Twoja firma w rzeczywistości nie zawarła. Może być to próba wyłudzenia zapłaty, podszywania się pod inny podmiot lub masowej wysyłki niechcianych dokumentów.

Co zrobić, gdy w KSeF znajdziesz fakturę, której nie rozpoznajesz? Przede wszystkim nie opłacaj jej automatycznie. Zweryfikuj dokument i wystawcę, poinformuj księgowość, a jeśli podejrzewasz oszustwo – skorzystaj z funkcji „Zgłoszenie nadużycia” dostępnej w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów udostępniło tę możliwość w kwietniu 2026 roku.

Spis treści:

Jak rozpoznać fałszywe faktury w KSeF i gdzie je zgłosić?

Czym jest fałszywa faktura w KSeF?

Czy faktura znajdująca się w KSeF może być fałszywa?

Jak rozpoznać podejrzaną fakturę w KSeF?

Nie rozpoznajesz wystawcy faktury

Nie było transakcji wskazanej na fakturze

Kwota lub przedmiot transakcji się nie zgadzają

Dane Twojej firmy są poprawne, ale transakcji nie rozpoznajesz

Otrzymujesz żądanie szybkiej zapłaty

Fałszywa faktura czy zwykły błąd kontrahenta?

Co zrobić, gdy znajdziesz podejrzaną fakturę w KSeF?

Krok 1. Nie płać faktury przed jej zweryfikowaniem

Krok 2. Sprawdź fakturę i dokumentację firmy

Krok 3. Skontaktuj się z kontrahentem

Krok 4. Poinformuj księgowość

Krok 5. W przypadku podejrzenia oszustwa zgłoś nadużycie

Gdzie zgłosić fałszywą fakturę w KSeF?

Jak zgłosić fałszywą fakturę w KSeF krok po kroku?

Co wpisać w uzasadnieniu zgłoszenia nadużycia?

Czy zgłoszenie fałszywej faktury usuwa ją z KSeF?

Czy fałszywą fakturę z KSeF trzeba zaksięgować?

Czy od fałszywej faktury można odliczyć VAT?

Czy oprócz KSeF trzeba zgłosić oszustwo na policję?

Jak chronić firmę przed fałszywymi fakturami w KSeF?

Fałszywa faktura w KSeF – najważniejsze zasady

FAQ – najczęstsze pytania o fałszywe faktury w KSeF

Czy w KSeF może pojawić się faktura za usługę, której nie zamawiałem?

Gdzie zgłosić podejrzaną fakturę w KSeF?

Czy zgłoszenie fałszywej faktury w KSeF jest obowiązkowe?

Czy podejrzaną fakturę trzeba zapłacić?

Czy każda błędna faktura w KSeF jest próbą oszustwa?

Czym jest fałszywa faktura w KSeF?

Ministerstwo Finansów posługuje się określeniem „faktura scamowa” w odniesieniu do faktury, co do której podatnik podejrzewa, że jest wynikiem oszustwa lub nadużycia.

W praktyce podejrzenia może wzbudzić np. dokument:

• wystawiony przez firmę, z którą nigdy nie współpracowałeś;
• dotyczący towaru lub usługi, których Twoja firma nie zamawiała;
• opiewający na inną kwotę niż rzeczywiście zawarta transakcja;
• wykorzystujący dane znanego kontrahenta, ale niedotyczący żadnego faktycznego zakupu;
• będący elementem próby wyłudzenia płatności;
• zawierający podejrzane treści lub linki.

Nie każda nieprawidłowa faktura jest jednak próbą oszustwa. Dokument może zawierać zwykły błąd popełniony przez kontrahenta, dlatego przed zgłoszeniem nadużycia warto dokładnie sprawdzić okoliczności jego wystawienia.

Przeczytaj również: Jak przygotować firmę na KSeF? 8 najważniejszych kroków

Czy faktura znajdująca się w KSeF może być fałszywa?

Sam fakt, że faktura została przesłana do KSeF, nie potwierdza, że udokumentowana na niej transakcja rzeczywiście miała miejsce.

KSeF nie zastępuje biznesowej weryfikacji otrzymanych dokumentów. Ministerstwo Finansów wskazuje wprost, że system nie zmienia dotychczasowych zasad dotyczących weryfikacji prawa do odliczenia VAT, a podatnik nadal powinien śledzić otrzymywane faktury i ustalić z księgowością zasady ich kontroli.

Trzeba więc rozróżnić dwie kwestie. Dokument może zostać skutecznie przyjęty przez KSeF jako faktura ustrukturyzowana, ale nie oznacza to automatycznie, że widniejąca na nim sprzedaż rzeczywiście miała miejsce.

Inna sytuacja występuje wtedy, gdy dokument w ogóle nie przejdzie weryfikacji systemu. Więcej na temat konsekwencji takiej sytuacji przeczytasz w naszym poradniku: Faktura wystawiona w KSeF odrzucona przez system

Jak rozpoznać podejrzaną fakturę w KSeF?

Nie istnieje jedna cecha, która pozwalałaby ze stuprocentową pewnością stwierdzić, że faktura jest fałszywa. Są jednak sygnały, które powinny skłonić przedsiębiorcę do dokładniejszej weryfikacji dokumentu.

Nie rozpoznajesz wystawcy faktury

Jednym z najbardziej oczywistych sygnałów ostrzegawczych jest pojawienie się faktury od przedsiębiorstwa, z którym według Twojej wiedzy firma nigdy nie współpracowała. Nie oznacza to jednak, że dokument należy od razu uznać za próbę wyłudzenia. Najpierw sprawdź, czy zakupu nie dokonał pracownik, współpracownik albo inna osoba uprawniona. Warto też zweryfikować, czy nazwa prawna wystawcy nie różni się od marki, pod którą znasz daną firmę.

Nie było transakcji wskazanej na fakturze

Znacznie poważniejszym sygnałem jest sytuacja, gdy po sprawdzeniu dokumentacji okazuje się, że firma w ogóle nie kupiła wskazanego towaru ani usługi. Porównaj wówczas fakturę z zamówieniami, zawartymi umowami, korespondencją z kontrahentami, dokumentami magazynowymi czy potwierdzeniami odbioru.

Kwota lub przedmiot transakcji się nie zgadzają

Faktura może dotyczyć prawdziwego kontrahenta i prawdziwego zamówienia, ale zawierać inną cenę, liczbę produktów czy zakres wykonanych usług. Nie musi to oznaczać oszustwa. Przyczyną może być zwykła pomyłka wymagająca wyjaśnienia z wystawcą i odpowiedniego skorygowania dokumentu. Więcej na temat poprawiania nieprawidłowości znajdziesz w artykule Faktura korekta w KSeF – jak wystawić?

Dane Twojej firmy są poprawne, ale transakcji nie rozpoznajesz

Prawidłowa nazwa przedsiębiorstwa, NIP czy adres nie powinny same w sobie przesądzać o wiarygodności dokumentu. Są to informacje, które w wielu przypadkach można znaleźć w publicznych rejestrach. Dlatego ważniejsze jest ustalenie, czy za fakturą stoi rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

Otrzymujesz żądanie szybkiej zapłaty

Szczególną ostrożność zachowaj, jeśli pojawieniu się nietypowej faktury towarzyszy wiadomość z presją na pilną płatność, zmianą numeru rachunku bankowego albo prośbą o kontakt poprzez nietypowy kanał. W takiej sytuacji nie korzystaj automatycznie z danych kontaktowych przesłanych w podejrzanej wiadomości. Skontaktuj się z kontrahentem za pomocą numeru telefonu lub adresu e-mail, z którego korzystaliście wcześniej.

Fałszywa faktura czy zwykły błąd kontrahenta?

Nie każda błędna faktura w KSeF jest fakturą scamową. Przedsiębiorca powinien najpierw ustalić, czy ma do czynienia ze zwykłą pomyłką, czy dokumentem, który może być próbą oszustwa.

Sytuacja	Co może oznaczać?	Co zrobić?
Błąd w danych lub wartości faktury	zwykłą pomyłkę	skontaktować się z wystawcą i wyjaśnić sposób korekty
Nieprawidłowa cena lub liczba produktów	błąd w dokumencie	porównać fakturę z zamówieniem lub umową
Faktura za nieznaną transakcję	możliwe nadużycie	wstrzymać płatność i dokładnie zweryfikować dokument
Całkowicie nieznany wystawca	podwyższone ryzyko oszustwa	zweryfikować wystawcę i historię zakupów
Kontrahent potwierdza, że nie wystawił dokumentu	poważny sygnał ostrzegawczy	rozważyć zgłoszenie nadużycia

Najważniejsze jest więc sprawdzenie, czy faktura odpowiada rzeczywistej transakcji.

Dowiedz się również: Co grozi za niewdrożenie KSeF? Kary i sankcje

Co zrobić, gdy znajdziesz podejrzaną fakturę w KSeF?

Podejrzanego dokumentu nie warto ani ignorować, ani automatycznie księgować. Najbezpieczniej działać według kilku kolejnych kroków.

Krok 1. Nie płać faktury przed jej zweryfikowaniem

Pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza, że przedsiębiorca powinien bez dodatkowej kontroli wykonać przelew.

Jeżeli nie rozpoznajesz zakupu, najpierw ustal, z czego wynika dokument i kto go wystawił.

Krok 2. Sprawdź fakturę i dokumentację firmy

Porównaj dane znajdujące się na fakturze z informacjami, którymi dysponujesz. Sprawdź przede wszystkim:

• nazwę i dane wystawcy;
• datę wystawienia faktury;
• datę sprzedaży;
• towary lub usługi;
• kwoty netto, VAT i brutto;
• numer zamówienia lub umowy, jeżeli występuje;
• korespondencję dotyczącą transakcji.

W większej firmie warto również ustalić, czy zakupu nie dokonał inny dział lub pracownik.

Krok 3. Skontaktuj się z kontrahentem

Jeżeli rozpoznajesz nazwę wystawcy, ale nie samą fakturę, skontaktuj się bezpośrednio z kontrahentem.

Najlepiej wykorzystać znany wcześniej kanał komunikacji, a nie numer telefonu czy link przesłany wraz z podejrzanym żądaniem zapłaty.

Krok 4. Poinformuj księgowość

Podejrzana faktura może mieć znaczenie nie tylko dla płatności, ale również dla ewidencji podatkowych i księgowych. Dlatego o wątpliwościach warto od razu poinformować osobę prowadzącą księgowość.

KSeF nie zwalnia podatnika z obowiązku kontrolowania dokumentów. Ministerstwo Finansów wskazuje wręcz, że przedsiębiorca powinien uzgodnić z księgowym zasady weryfikowania otrzymywanych faktur.

Jeżeli zależy Ci na kompleksowym prowadzeniu rozliczeń firmy, sprawdź również ofertę usług księgowych Kancelarii Podatkowej WIOL. Obejmuje ona m.in. pełną księgowość, KPiR, ryczałt ewidencjonowany oraz inne obszary bieżącej obsługi przedsiębiorców.

Krok 5. W przypadku podejrzenia oszustwa zgłoś nadużycie

Jeżeli po przeprowadzonej weryfikacji nadal masz podstawy sądzić, że faktura jest wynikiem oszustwa lub nadużycia, możesz skorzystać z funkcjonalności przygotowanej przez Ministerstwo Finansów i zgłosić podejrzenie oszustwa.

Gdzie zgłosić fałszywą fakturę w KSeF?

Podejrzaną fakturę można zgłosić bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 poprzez funkcję „Zgłoszenie nadużycia”.

Ministerstwo Finansów udostępniło tę możliwość 24 kwietnia 2026 roku. Funkcja pozwala przekazać administracji skarbowej informację o fakturze, w stosunku do której podatnik podejrzewa oszustwo lub nadużycie.

Co istotne, zgłaszanie podejrzanych faktur jest możliwością, a nie nowym obowiązkiem podatnika. Oficjalny podręcznik KSeF wskazuje również, że zgłoszenia może dokonać osoba lub podmiot posiadający w KSeF odpowiednie uprawnienie do dostępu do faktur w danym kontekście, np. nabywca lub jego uprawniony pracownik.

Jak zgłosić fałszywą fakturę w KSeF krok po kroku?

Procedura zgłoszenia została opisana przez Ministerstwo Finansów. Należy:

1. zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0;
2. przejść do zakładki „Faktury”, a następnie „Lista faktur”;
3. wybrać podejrzany dokument i otworzyć jego szczegóły;
4. kliknąć „Zgłoszenie nadużycia”;
5. wskazać powód zgłoszenia;
6. uzupełnić uzasadnienie i potwierdzić wymagane oświadczenie;
7. zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.

W aplikacji można wskazać m.in. próbę wyłudzenia nienależnej zapłaty, niechciane treści reklamowe, podejrzane linki, masową wysyłkę faktur, podszywanie się pod instytucję lub inny powód.

Ważne: Ministerstwo Finansów wskazuje, że faktur „scamowych” nie należy już zgłaszać poprzez Formularz zgłoszeniowy KSeF. Właściwym rozwiązaniem jest obecnie funkcja „Zgłoszenie nadużycia” dostępna przy szczegółach faktury w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Co wpisać w uzasadnieniu zgłoszenia nadużycia?

Uzasadnienie powinno być przede wszystkim konkretne i zgodne ze stanem faktycznym. Nie trzeba tworzyć rozbudowanego pisma prawnego. W zależności od sytuacji można wskazać np., że:

• firma nigdy nie współpracowała z wystawcą;
• nie zamawiano towaru lub usługi wskazanej na fakturze;
• nie istnieje umowa ani zamówienie odpowiadające dokumentowi;
• kontrahent potwierdził, że nie wystawił danej faktury;
• dokument zawiera dane firmy, ale dotyczy nieistniejącej transakcji;
• otrzymaniu faktury towarzyszyła próba wyłudzenia zapłaty.

Aplikacja umożliwia wpisanie uzasadnienia oraz wymaga potwierdzenia odpowiedniego oświadczenia przed wysłaniem zgłoszenia.

Sprawdź: Czy KSeF podwyższy koszty prowadzenia firmy?

Czy zgłoszenie fałszywej faktury usuwa ją z KSeF?

Samo skorzystanie z funkcji „Zgłoszenie nadużycia” nie powinno być utożsamiane z anulowaniem faktury czy automatycznym rozwiązaniem wszystkich związanych z nią kwestii podatkowych i księgowych.

Funkcja służy przede wszystkim przekazaniu administracji skarbowej informacji o podejrzeniu nadużycia. Dlatego po wykryciu dokumentu warto równolegle ustalić z księgowością, czy i jakie działania trzeba podjąć w ewidencji firmy.

Nie należy również próbować traktować zgłoszenia nadużycia jako odpowiednika faktury korygującej. Są to dwa różne mechanizmy służące innym celom.

Czy fałszywą fakturę z KSeF trzeba zaksięgować?

Samo pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza, że dokument dotyczący nieistniejącej transakcji powinien zostać automatycznie ujęty jako koszt firmy.

Faktura powinna odnosić się do rzeczywistego zdarzenia gospodarczego. Jeśli przedsiębiorca nie rozpoznaje transakcji, sprawę należy najpierw wyjaśnić. Ma to szczególne znaczenie przy zautomatyzowanym obiegu dokumentów. Integracja programu księgowego z KSeF może znacząco usprawnić pracę, ale warto tak zorganizować proces, aby faktury kosztowe podlegały odpowiedniej akceptacji przed ich ostatecznym rozliczeniem.

Dlatego procedura obiegu dokumentów w firmie powinna określać nie tylko, kto pobiera faktury z KSeF, ale również kto potwierdza, że zakup faktycznie miał miejsce.

Czy od fałszywej faktury można odliczyć VAT?

Nie wystarczy, że dokument znajduje się w KSeF, aby automatycznie powstało prawo do odliczenia wykazanego na nim VAT. Ministerstwo Finansów wskazuje, że możliwość odliczenia podatku zależy od spełnienia materialnych przesłanek określonych w ustawie o VAT oraz braku przesłanek negatywnych. Jako przykład sytuacji wyłączającej odliczenie wskazuje fakturę dokumentującą transakcję, która w rzeczywistości nie miała miejsca.

Jeżeli więc otrzymujesz w KSeF fakturę dotyczącą zakupu, którego firma nie dokonała, nie należy traktować samej obecności dokumentu w systemie jako podstawy do odliczenia VAT.

W przypadku bardziej skomplikowanej sytuacji warto skonsultować sposób postępowania z osobą prowadzącą księgowość lub specjalistą podatkowym.

Czy oprócz KSeF trzeba zgłosić oszustwo na policję?

Zgłoszenie nadużycia w KSeF oraz zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa to dwie różne kwestie.

Funkcja dostępna w KSeF pozwala zgłosić podejrzaną fakturę administracji skarbowej. Jeżeli jednak okoliczności wskazują na możliwość popełnienia przestępstwa – np. doszło do próby wyłudzenia pieniędzy albo firma rzeczywiście wykonała przelew na rzecz oszusta – może być uzasadnione również zawiadomienie Policji lub prokuratury.

Gov.pl wskazuje, że osoba będąca świadkiem lub ofiarą przestępstwa może zgłosić takie zdarzenie Policji lub prokuraturze, a zawiadomienie powinno możliwie dokładnie opisywać zdarzenie i posiadane informacje.

Jeśli na skutek oszustwa pieniądze zostały już przelane, warto działać szybko. Centralne Biuro Zwalczania Cyberprzestępczości zaleca ofiarom cyberoszustwa przede wszystkim pilny kontakt z bankiem i złożenie zawiadomienia o przestępstwie.

Jak chronić firmę przed fałszywymi fakturami w KSeF?

Najskuteczniejszym zabezpieczeniem pozostaje dobrze przygotowany proces akceptacji dokumentów kosztowych. Samo wdrożenie KSeF nie powinno oznaczać rezygnacji z kontroli tego, czego dotyczą wpływające faktury.

Warto przede wszystkim ustalić w firmie, kto:

• monitoruje nowe faktury pojawiające się w KSeF;
• porównuje dokumenty z zamówieniami i umowami;
• potwierdza wykonanie usługi lub dostarczenie towaru;
• akceptuje fakturę do zapłaty;
• informuje księgowość o podejrzanych dokumentach;
• podejmuje decyzję o zgłoszeniu potencjalnego nadużycia.

Szczególnej uwagi wymagają faktury od nowych kontrahentów, nietypowo wysokie kwoty oraz sytuacje, w których wystawca żąda szybkiego przelewu lub nagle przekazuje nowe dane do płatności. Weryfikacja faktur powinna być jednym z elementów szerszego przygotowania firmy do elektronicznego obiegu dokumentów.

Zobacz też: Jak zapewnić firmie bezpieczeństwo podatkowe? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Fałszywa faktura w KSeF – najważniejsze zasady

Jeżeli w KSeF pojawi się faktura dotycząca transakcji, której nie rozpoznajesz, nie opłacaj jej i nie traktuj automatycznie jako prawidłowego dokumentu kosztowego. Najpierw zweryfikuj wystawcę, zamówienia, umowy oraz pozostałą dokumentację firmy. Jeśli dokument może wynikać ze zwykłego błędu, skontaktuj się z kontrahentem i wyjaśnij sprawę.

Jeżeli natomiast istnieją przesłanki wskazujące na oszustwo lub nadużycie, możesz zgłosić fakturę w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 poprzez funkcję „Zgłoszenie nadużycia”. W przypadku podejrzenia przestępstwa samo zgłoszenie w KSeF nie wyklucza również zawiadomienia odpowiednich organów.

Warto przy tym pamiętać, że elektroniczny obieg faktur nie zwalnia przedsiębiorcy z kontroli dokumentów. Dobrze zorganizowana współpraca pomiędzy firmą a księgowością pozwala szybko wychwycić dokumenty, które nie odpowiadają rzeczywistym transakcjom.

Jeżeli potrzebujesz kompleksowego wsparcia w prowadzeniu rozliczeń przedsiębiorstwa, sprawdź ofertę Kancelarii Podatkowej WIOL. Zapewniamy m.in. obsługę pełnej księgowości, KPiR, ryczałtu ewidencjonowanego oraz rozliczeń kadrowo-płacowych.

FAQ – najczęstsze pytania o fałszywe faktury w KSeF

Czy w KSeF może pojawić się faktura za usługę, której nie zamawiałem?

Tak. KSeF nie eliminuje możliwości pojawienia się dokumentu dotyczącego transakcji, której nabywca nie dokonał. Ministerstwo Finansów wskazuje brak rzeczywistej transakcji jako jedną z przykładowych przesłanek mogących prowadzić do podejrzenia oszustwa.

Gdzie zgłosić podejrzaną fakturę w KSeF?

Podejrzaną fakturę można zgłosić w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Po wejściu w szczegóły dokumentu należy skorzystać z funkcji „Zgłoszenie nadużycia”, wskazać powód, uzupełnić uzasadnienie, potwierdzić oświadczenie i wysłać zgłoszenie.

Czy zgłoszenie fałszywej faktury w KSeF jest obowiązkowe?

Nie. Oficjalny podręcznik Ministerstwa Finansów wskazuje, że funkcja zgłaszania nadużyć jest dodatkową możliwością i nie nakłada na podatników nowego obowiązku.

Czy podejrzaną fakturę trzeba zapłacić?

Samo pojawienie się dokumentu w KSeF nie oznacza, że należy płacić za nierozpoznaną transakcję. Najpierw trzeba zweryfikować fakturę, sprawdzić własną dokumentację i – jeśli jest to możliwe – skontaktować się z wystawcą.

Czy każda błędna faktura w KSeF jest próbą oszustwa?

Nie. Nieprawidłowa kwota, dane nabywcy czy liczba produktów mogą wynikać ze zwykłej pomyłki. W takiej sytuacji należy wyjaśnić problem z kontrahentem i ustalić prawidłowy sposób korekty dokumentu.ch informacji.