Czy i kiedy Zwolnienie z VAT w UE – uproszczenie dla małych polskich firm

Dla wielu mikro i małych firm barierą w sprzedaży na rynki zagraniczne jest skomplikowane rozliczanie VAT-u. Nowe przepisy unijne wprowadzają jednak pewne ułatwienia, takie jak możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT także poza granicami Polski. Zobacz, na czym polega zwolnienie z VAT w UE i kiedy można z niego skorzystać.

Czym jest zwolnienie z VAT?

Zwolnienie z VAT to forma uproszczenia w rozliczeniach podatkowych, dzięki której przedsiębiorca nie dolicza podatku od towarów i usług (VAT) do swojej sprzedaży. W praktyce oznacza to, że:

• firma wystawia faktury lub rachunki bez podatku VAT,
• nie ma obowiązku składania comiesięcznych czy kwartalnych deklaracji VAT,
• przedsiębiorca nie może odliczać VAT-u naliczonego przy zakupach.

W Polsce najczęściej chodzi o tzw. zwolnienie podmiotowe, które przysługuje firmom osiągającym roczny obrót do 200 000 zł (z pewnymi wyjątkami branżowymi). Istnieją też inne formy zwolnienia, np. zwolnienia przedmiotowe, które wynikają z rodzaju świadczonych usług (np. w ochronie zdrowia czy edukacji).

Zwolnienie z VAT w UE – nowe możliwości dla firm z Polski

Od 1 stycznia 2025 roku firmy mające swoją siedzibę w Polsce mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego VAT w ramach UE – o ile spełnią odpowiednie warunki. Jest to możliwe dzięki wprowadzeniu przez Wspólnotę tzw. procedury SME. Czym ona jest?

Procedura SME (ang. Small and Medium Enterprises scheme) ma ułatwić mikro, małym i średnim firmom korzystanie ze zwolnienia z VAT w całej UE. Dzięki niej przedsiębiorca, który spełnia określone warunki, m.in. limit obrotów 85 000 EUR rocznie oraz prowadzenie działalności w kraju członkowskim nie musi rejestrować się do VAT w każdym państwie, w którym sprzedaje swoje towary lub usługi. W praktyce oznacza to jedno zgłoszenie w kraju siedziby i możliwość stosowania zwolnienia transgranicznie.

Jakie są zalety korzystania z procedury SME?

Wprowadzenie unijnego zwolnienia z VAT i procedury SME to realne ułatwienie dla mikro i małych przedsiębiorstw, które chcą rozwijać sprzedaż również poza granicami kraju. Dla wielu firm te rozwiązania pozwalają wejść bez obaw na rynki unijne i testować sprzedaż międzynarodową przy minimalnym ryzyku podatkowym. Najważniejsze korzyści z SME to:

• Mniej obowiązków księgowych i sprawozdawczych – brak konieczności rejestracji do VAT w wielu państwach członkowskich i prowadzenia skomplikowanej dokumentacji.
• Brak konieczności doliczania VAT w transakcjach z klientami indywidualnymi (B2C) – ceny stają się bardziej atrakcyjne dla zagranicznych konsumentów.
• Większa konkurencyjność cenowa na rynkach unijnych – brak podatku w cenie sprzedaży daje przewagę nad firmami, które muszą doliczać lokalny VAT.
• Prostsze rozliczenia przy niskich obrotach zagranicznych – małe firmy mogą skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na formalnościach i kosztownej obsłudze podatkowej w innych krajach.

Kto może skorzystać ze zwolnienia z VAT w UE?

Z unijnego zwolnienia z VAT w ramach procedury SME mogą korzystać mikro i małe przedsiębiorstwa, które spełniają jednocześnie kilka warunków:

• Siedziba działalności w kraju UE – firma musi być zarejestrowana w jednym z państw członkowskich.
• Limit obrotów – sprzedaż w całej Unii nie może przekroczyć 85 000 EUR rocznie (lub równowartości w walucie krajowej).
• Rodzaj działalności – niektóre branże są wyłączone ze zwolnienia (np. usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie).
• Skala biznesu – rozwiązanie adresowane jest głównie do firm prowadzących niewielką sprzedaż zagraniczną, które nie chcą rejestrować się jako podatnik VAT w innych państwach UE.

W praktyce ze zwolnienia z VAT skorzystają m.in.:

• sprzedawcy e-commerce wysyłający towary do kilku krajów UE,
• freelancerzy i usługodawcy działający transgranicznie,
• producenci i rzemieślnicy sprzedający pojedyncze partie towarów klientom indywidualnym za granicą.

Jak zgłosić się do zwolnienia VAT w EU?

Aby skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, przedsiębiorca musi przejść formalny proces rejestracji. W pierwszej kolejności należy zgłosić zamiar korzystania z procedury w kraju siedziby firmy. W Polsce odbywa się to poprzez złożenie lub aktualizację formularza VAT-R w urzędzie skarbowym. Zgłoszenie obejmuje informację o tym, że firma zamierza stosować zwolnienie z VAT również w transakcjach transgranicznych.

Po akceptacji zgłoszenia przedsiębiorca uzyskuje prawo do wystawiania faktur bez podatku VAT na terenie całej Unii Europejskiej, bez konieczności rejestrowania się odrębnie w każdym państwie, w którym prowadzi sprzedaż. Co ważne, zgłoszenie nie zwalnia z obowiązku prowadzenia ewidencji, należy prowadzić uproszczony rejestr sprzedaży, tak aby w razie kontroli można było udokumentować przestrzeganie limitu 85 000 EUR obrotu rocznego. Jeśli próg zostanie przekroczony, przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie poinformować urząd i dokonać rejestracji jako podatnik VAT w krajach, w których działa.

Numer identyfikacyjny EX

W ramach procedury SME przedsiębiorcy otrzymują specjalny numer identyfikacyjny EX. To unijny numer, który potwierdza, że dana firma została zarejestrowana w systemie i ma prawo stosować zwolnienie transgraniczne. Dzięki niemu przedsiębiorca nie musi rejestrować się osobno do VAT w każdym państwie członkowskim, a jego kontrahenci mogą łatwo zweryfikować status podatkowy w centralnej bazie UE.

Numer EX pełni więc podobną funkcję jak klasyczny numer VAT-UE, ale jest zarezerwowany wyłącznie dla podmiotów korzystających z uproszczenia. Powinien być umieszczany na wystawianych fakturach oraz w ewidencji sprzedaży, tak aby transakcje były jednoznacznie identyfikowalne w systemach administracji podatkowej.

Czy można zrezygnować z procedury SME?

Przedsiębiorca może zrezygnować z procedury SME i tym samym ze zwolnienia z VAT w UE. W praktyce oznacza to powrót do rozliczania podatku na zasadach ogólnych, czyli doliczanie VAT do sprzedaży i prawo do odliczania podatku naliczonego od zakupów. Taka decyzja bywa korzystna w sytuacjach, gdy zwolnienie przestaje się opłacać. Dzieje się tak np. gdy:

• firma ponosi duże koszty inwestycyjne i chciałaby odzyskiwać VAT z faktur zakupowych,
• jej głównymi klientami są przedsiębiorcy (B2B), dla których cena netto i tak ma większe znaczenie niż brutto,
• obroty szybko rosną i zbliżają się do unijnego limitu 85 000 EUR.

Rezygnacja może być także racjonalnym wyborem dla firm, które planują ekspansję i nie chcą ograniczać swojej konkurencyjności wśród kontrahentów biznesowych. Ważne jest jednak, aby podjęcie takiej decyzji było poprzedzone analizą finansową i konsultacją z kancelarią podatkową, ponieważ wybór procedury SME lub jej odrzucenie bezpośrednio wpływa na płynność finansową oraz koszty prowadzenia działalności.

FQA – najczęsciej zadawane pytania

Czym różni się zwolnienie z VAT w Polsce od zwolnienia unijnego?

W Polsce obowiązuje limit 200 000 zł rocznego obrotu, przy którego nieprzekroczeniu przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia podmiotowego. Zwolnienie unijne (procedura SME) pozwala stosować podobne uproszczenie również w sprzedaży transgranicznej w całej UE, pod warunkiem że obroty nie przekroczą 85 000 EUR rocznie.

Kto może skorzystać z procedury SME?

Mikro i małe firmy z siedzibą w UE, których roczne obroty w całej Unii nie przekraczają 85 000 EUR i które prowadzą działalność w branżach objętych zwolnieniem.

Jak zgłosić się do procedury SME w Polsce?

Wystarczy zaktualizować formularz VAT-R i wskazać chęć korzystania ze zwolnienia unijnego. Po akceptacji przedsiębiorca otrzymuje numer identyfikacyjny EX.

Czy mogę odliczać VAT od zakupów, jeśli korzystam ze zwolnienia?

Nie, korzystając ze zwolnienia z VAT, przedsiębiorca nie dolicza podatku do sprzedaży, ale też nie ma prawa odliczać VAT naliczonego od zakupów.

Co się stanie, jeśli przekroczę limit 85 000 EUR?

W momencie przekroczenia limitu przedsiębiorca traci prawo do zwolnienia i musi zarejestrować się jako podatnik VAT w państwach, w których prowadzi sprzedaż.

Jakie branże są wyłączone ze zwolnienia?

Podobnie jak w polskim systemie, zwolnienie nie obejmuje m.in. usług doradczych, prawniczych czy jubilerskich.

Czy procedura SME dotyczy także usług online?

Tak, procedura obejmuje zarówno sprzedaż towarów, jak i świadczenie usług. Ważne jest jednak spełnienie limitu obrotów i brak wyłączeń branżowych.

Grzegorz Gortych