Biuro księgowe zajmuje się przede wszystkim prowadzeniem rozliczeń przedsiębiorców zgodnie z obowiązującymi przepisami. W praktyce może przejąć znaczną część obowiązków związanych z ewidencjonowaniem zdarzeń gospodarczych, podatkami, składkami ZUS, a w przypadku szerszej współpracy również obsługą pracowników.

Dokładny zakres usług biura księgowego zależy od potrzeb firmy oraz zawartej umowy. Innej obsługi potrzebuje przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczający się ryczałtem, a innej spółka prowadząca pełną księgowość i zatrudniająca kilkudziesięciu pracowników.

Nie każde biuro świadczy też wszystkie usługi związane z prowadzeniem firmy. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem współpracy warto dokładnie ustalić, które zadania przejmie księgowy, a które nadal będą należały do przedsiębiorcy.

Zakres wsparcia może być bardzo szeroki – od prowadzenia KPiR czy ewidencji przychodów po pełną księgowość, kadry i płace, deklaracje podatkowe, rozliczenia ZUS czy sprawozdania finansowe.

Zobacz pełną ofertę Kancelarii Podatkowej WIOL

Prowadzenie bieżącej księgowości firmy

Podstawowym zadaniem biura księgowego jest prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa. Sposób realizacji tego obowiązku zależy m.in. od formy prawnej działalności oraz stosowanych zasad rozliczeń.

W zależności od sytuacji firmy zakres obsługi może obejmować m.in.:

prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów;
prowadzenie ewidencji przychodów przy ryczałcie;
prowadzenie ksiąg rachunkowych;
ewidencjonowanie dokumentów księgowych;
prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
prowadzenie innych wymaganych ewidencji.

Do biura trafiają więc m.in. faktury sprzedażowe i kosztowe oraz pozostałe dokumenty dotyczące zdarzeń gospodarczych. Księgowy odpowiednio je ujmuje i na ich podstawie przygotowuje rozliczenia firmy.

Coraz częściej cały proces odbywa się elektronicznie. Przedsiębiorca nie musi wówczas co miesiąc dostarczać segregatora z dokumentami – sposób ich przekazywania jest ustalany z biurem i może opierać się na cyfrowym obiegu dokumentacji.

Przeczytaj również: Jak współpracować z biurem księgowym online – bezpieczeństwo, efektywność, korzyści

Rozliczanie podatków i przygotowywanie deklaracji

Jednym z najważniejszych powodów, dla których przedsiębiorcy decydują się na współpracę z biurem księgowym, jest możliwość powierzenia specjalistom bieżących rozliczeń podatkowych.

W zależności od sytuacji przedsiębiorstwa biuro może zajmować się rozliczeniami dotyczącymi m.in. PIT, CIT czy VAT. Na podstawie dokumentacji przekazanej przez klienta księgowy ustala odpowiednie wartości, przygotowuje wymagane deklaracje, informacje i pliki oraz przekazuje je właściwym organom w przewidzianych terminach.

Przedsiębiorca otrzymuje natomiast informację o wysokości zobowiązania oraz terminie, w którym powinno zostać uregulowane. Dzięki temu nie musi samodzielnie wykonywać wszystkich obliczeń ani każdorazowo ustalać, jakie dokumenty powinny zostać przesłane.

Warto jednak pamiętać, że przekazanie księgowości zewnętrznemu biuru nie oznacza całkowitego uwolnienia przedsiębiorcy od obowiązków. Musi on przede wszystkim terminowo dostarczać księgowemu kompletne informacje i dokumenty potrzebne do prawidłowego przygotowania rozliczeń.

Sprawdź też: Odpowiedzialność biura rachunkowego vs. odpowiedzialność przedsiębiorcy – czy jest się czego obawiać?

Obsługa ZUS i rozliczenia przedsiębiorcy

Kolejnym obszarem, którym może zajmować się biuro księgowe, są rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Dotyczy to zarówno składek samego przedsiębiorcy, jak i – w przypadku zatrudniania pracowników – obowiązków płatnika składek.

W ramach ustalonego zakresu obsługi biuro może m.in.:

przygotowywać dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe,
dokonywać odpowiednich zgłoszeń i wyrejestrowań,
obliczać wysokość należnych składek.

Przedsiębiorca może również otrzymywać informację o kwocie i terminie płatności. Zakres ten obejmuje także uwzględnianie w rozliczeniach składki zdrowotnej zgodnie z zasadami właściwymi dla danego przedsiębiorcy.

Kadry i płace – czy biuro księgowe może obsługiwać pracowników?

Biuro księgowe może przejąć również obsługę kadrowo-płacową pracowników, o ile taka usługa znajduje się w jego ofercie i została uwzględniona w umowie. Jest to szczególnie wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników, którzy chcą skupić obsługę finansowo-administracyjną firmy w jednym miejscu.

W zależności od umowy usługi kadrowo-płacowe mogą obejmować m.in. prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem, przygotowywanie dokumentów kadrowych, naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac, rozliczanie zaliczek na podatek i składek, obsługę urlopów i nieobecności, zgłaszanie oraz wyrejestrowywanie pracowników z ZUS, a także przygotowywanie wymaganych informacji i dokumentów dla zatrudnionych.

Przy większej liczbie pracowników przekazanie tych zadań zewnętrznemu zespołowi może znacząco ograniczyć liczbę spraw administracyjnych, którymi przedsiębiorca musi zajmować się samodzielnie.

Sprawozdania, zestawienia i informacje finansowe

Dane gromadzone w księgowości służą nie tylko do obliczenia podatku. Mogą być również źródłem informacji o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

W przypadku podmiotów zobowiązanych do prowadzenia pełnej księgowości biuro może przygotowywać sprawozdania finansowe oraz inne wymagane dokumenty i zestawienia. Dane księgowe mogą być potrzebne również w kontaktach z bankiem, firmą leasingową, inwestorem czy inną instytucją.

W zależności od zakresu współpracy przedsiębiorca może także otrzymywać zestawienia dotyczące np. przychodów i kosztów. Pozwala to wykorzystać informacje pochodzące z księgowości nie tylko do realizacji obowiązków formalnych, ale również do lepszego orientowania się w bieżącej sytuacji firmy.

Kontakt z urzędami i reprezentowanie przedsiębiorcy

Pismo z urzędu skarbowego albo ZUS może wymagać szybkiej reakcji, przedstawienia określonych dokumentów lub wyjaśnienia rozbieżności. W takich sytuacjach pomoc biura księgowego może znacznie ułatwić przedsiębiorcy załatwienie sprawy.

W zależności od charakteru sprawy, posiadanych uprawnień oraz udzielonego pełnomocnictwa biuro może kontaktować się z urzędem w imieniu klienta, przygotowywać dokumenty i wyjaśnienia oraz reprezentować przedsiębiorcę w określonym zakresie.

Wsparcie może być potrzebne również podczas czynności sprawdzających lub kontroli. Księgowy dysponuje dokumentacją firmy i zna prowadzone rozliczenia, dzięki czemu może pomóc w przygotowaniu informacji wymaganych przez organ. Dokładny zakres reprezentacji powinien być jednak każdorazowo ustalony z biurem i wynikać z charakteru sprawy oraz posiadanych przez specjalistę uprawnień.

Przeczytaj również: Jak się przygotować do kontroli skarbowej?

Czy biuro księgowe może pomóc przy zakładaniu firmy?

Ze wsparcia biura księgowego można korzystać już na etapie zakładania działalności. Przyszły przedsiębiorca musi podjąć wiele decyzji i dopełnić szeregu formalności, dlatego pomoc specjalisty może okazać się przydatna jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury.

W zależności od zakresu świadczonych usług biuro może pomóc m.in. w organizacji księgowości, określeniu obowiązków związanych z dokumentacją, rejestracji do VAT czy dokonaniu odpowiednich zgłoszeń do ZUS.

To także dobry moment, aby ustalić, w jaki sposób będą przekazywane dokumenty, jak będzie wyglądała komunikacja z księgowym i jakie terminy powinien zachowywać przedsiębiorca.

Osobną kwestią jest wybór optymalnych rozwiązań podatkowych. Nie każda usługa księgowa obejmuje doradztwo podatkowe, dlatego warto sprawdzić, czy biuro posiada odpowiednie kompetencje i uprawnienia do świadczenia takiego wsparcia.

Jeśli dopiero rozpoczynasz biznes, możesz również skorzystać ze wsparcia WIOL przy zakładaniu JDG lub spółki.

Biuro księgowe a zmiany w przepisach – na jakie wsparcie można liczyć?

Przedsiębiorcy funkcjonują w otoczeniu prawnym, które regularnie się zmienia. Nowe obowiązki mogą dotyczyć sposobu wystawiania i przekazywania dokumentów, raportowania danych, rozliczania podatków czy kontaktów z administracją.

Jednym z zadań profesjonalnej obsługi księgowej jest śledzenie zmian, które mają znaczenie dla prowadzonych rozliczeń, oraz dostosowywanie do nich sposobu obsługi firmy. Biuro może również informować klienta o nowych obowiązkach i terminach oraz wskazywać, jakie dokumenty lub działania będą potrzebne.

Dobrym przykładem zmian wpływających na codzienny obieg dokumentów jest Krajowy System e-Faktur. Wdrożenie nowych rozwiązań może wymagać nie tylko dostosowania programu, ale również ustalenia nowych zasad współpracy pomiędzy przedsiębiorcą i księgowością.

Przeczytaj również: Jak przygotować firmę na KSeF? 8 najważniejszych kroków

Nie oznacza to jednak, że każda umowa o prowadzenie księgowości automatycznie obejmuje szczegółowe konsultacje dotyczące wszystkich możliwych skutków podatkowych planowanych przez przedsiębiorcę działań. W bardziej złożonych sytuacjach może być potrzebne doradztwo podatkowe.

Księgowość a doradztwo podatkowe – to nie jest to samo

Księgowość i doradztwo podatkowe nie są dokładnie tym samym. Bieżąca obsługa księgowa koncentruje się przede wszystkim na ewidencjonowaniu zdarzeń gospodarczych i prawidłowym przygotowaniu rozliczeń firmy. Przedsiębiorca może jednak stanąć przed sytuacją, w której samo zaksięgowanie transakcji to za mało.

Może się tak zdarzyć np. przy planowaniu bardziej skomplikowanych przedsięwzięć, zmianie sposobu prowadzenia działalności, transakcjach zagranicznych czy konieczności przeanalizowania konsekwencji podatkowych określonej decyzji. Wówczas potrzebna może być indywidualna analiza podatkowa.

Dlatego przy wyborze biura warto sprawdzić nie tylko, kto będzie prowadził księgowość, lecz również czy w razie potrzeby możesz skorzystać z profesjonalnego wsparcia podatkowego. Połączenie obu obszarów w jednym miejscu może być szczególnie wygodne w rozwijającej się firmie.

Czego biuro księgowe nie zrobi za przedsiębiorcę?

Powierzenie księgowości specjalistom pozwala przekazać im wiele czasochłonnych obowiązków, ale nie oznacza, że od tej chwili właściciel firmy nie musi interesować się rozliczeniami.

Przede wszystkim przedsiębiorca nadal powinien terminowo przekazywać kompletne i zgodne ze stanem faktycznym dokumenty oraz informacje. Księgowy nie wie automatycznie o każdej transakcji, podpisanej umowie czy zmianie zachodzącej w przedsiębiorstwie. Jeśli dane zdarzenie może mieć wpływ na rozliczenia, biuro powinno otrzymać odpowiednie informacje.

Po stronie przedsiębiorcy pozostaje również podejmowanie decyzji biznesowych oraz wykonywanie obowiązków, których nie przekazano biuru w ramach umowy. Może to dotyczyć chociażby wykonywania przelewów podatkowych i składkowych.

Ważne: dobra współpraca zaczyna się od jasnego podziału obowiązków. Przed podpisaniem umowy warto wiedzieć dokładnie, za jakie czynności odpowiada biuro, jakie informacje trzeba mu dostarczać i czego przedsiębiorca musi pilnować samodzielnie.

Co przedsiębiorca zyskuje dzięki współpracy z biurem księgowym?

Współpraca z biurem księgowym pozwala przede wszystkim oszczędzić czas, ograniczyć liczbę obowiązków administracyjnych i uzyskać dostęp do specjalistycznej wiedzy.

Zamiast poświęcać czas na ewidencjonowanie dokumentów, przygotowywanie rozliczeń czy śledzenie terminów, przedsiębiorca może skoncentrować się na działalności operacyjnej i rozwoju firmy.

Współpraca z profesjonalnym biurem oznacza także dostęp do wiedzy osób, które na co dzień zajmują się księgowością i rozliczeniami przedsiębiorców. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy pojawia się nietypowa transakcja, zmieniają się przepisy albo firma zaczyna zatrudniać pracowników czy rozszerzać skalę działalności.

Dobre biuro księgowe może więc być nie tylko miejscem, do którego raz w miesiącu przekazuje się faktury, ale ważnym zapleczem administracyjnym firmy.

Jeżeli obecna współpraca nie daje Ci takiego wsparcia, warto sprawdzić, czy sposób obsługi nadal odpowiada potrzebom rozwijającego się biznesu.

Przeczytaj również: Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe? 7 znaków ostrzegawczych, których nie możesz ignorować

Jak ustalić, jakich usług księgowych potrzebuje moja firma?

Zanim wybierzesz biuro księgowe, zastanów się nad rzeczywistymi potrzebami swojej działalności. Znaczenie mają m.in. forma prawna firmy, sposób opodatkowania, liczba dokumentów, status podatnika VAT, zatrudnianie pracowników czy prowadzenie transakcji zagranicznych.

Warto też odpowiedzieć sobie na pytanie, czy potrzebujesz wyłącznie bieżącej księgowości, czy oczekujesz szerszego wsparcia podatkowego. Im bardziej złożona staje się działalność, tym większe znaczenie może mieć dostęp do specjalistów z różnych obszarów.

Przed rozpoczęciem współpracy ustal dokładny zakres usług, zasady przekazywania dokumentów, sposób kontaktu oraz podział odpowiedzialności. Dzięki temu od początku będziesz wiedzieć, które obowiązki przejmuje biuro, a które pozostają po Twojej stronie.

Jeśli szukasz wsparcia dopasowanego do specyfiki swojej działalności, Kancelaria Podatkowa WIOL łączy obsługę księgową z wiedzą podatkową. W ramach oferty możesz skorzystać m.in. z pełnej księgowości, KPiR, ryczałtu ewidencjonowanego, obsługi kadrowo-płacowej, deklaracji podatkowych i ZUS, ewidencji VAT, sprawozdań finansowych czy ewidencji środków trwałych.

FAQ – najczęstsze pytania o usługi biura księgowego

Jakie usługi świadczy biuro księgowe?

Zakres usług zależy od konkretnego biura i zawartej umowy. Może obejmować m.in. prowadzenie księgowości, przygotowywanie rozliczeń podatkowych, obsługę ZUS, kadry i płace, sporządzanie określonych sprawozdań i zestawień oraz pomoc w kontaktach z urzędami.

Czy biuro księgowe rozlicza ZUS?

Tak, obsługa ZUS jest często częścią usług księgowych. Biuro może przygotowywać wymagane dokumenty, dokonywać zgłoszeń i wyrejestrowań oraz obliczać wysokość składek. Dokładny zakres tych czynności powinien wynikać z umowy.

Czy biuro księgowe może reprezentować mnie przed urzędem skarbowym?

W określonych sprawach jest to możliwe, jeśli biuro lub konkretny specjalista posiada odpowiednie uprawnienia, a przedsiębiorca udzieli wymaganego pełnomocnictwa. Zakres reprezentacji zależy od rodzaju sprawy.

Czy biuro księgowe może prowadzić kadry i płace?

Tak. Wiele biur oferuje obsługę kadrowo-płacową, obejmującą m.in. naliczanie wynagrodzeń, przygotowywanie list płac, prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem oraz rozliczenia pracowników z ZUS i urzędem skarbowym.

Czy biuro księgowe odpowiada za błędy w rozliczeniach?

Zakres odpowiedzialności biura zależy m.in. od przyczyny błędu, zakresu zawartej umowy oraz okoliczności konkretnej sprawy. Przekazanie księgowości zewnętrznemu podmiotowi nie oznacza automatycznego przeniesienia wszystkich obowiązków i odpowiedzialności przedsiębiorcy. Dlatego ważne jest zarówno dokładne określenie zasad współpracy, jak i terminowe przekazywanie biuru kompletnych oraz prawidłowych informacji.

Bezpłatna wycena obsługi Twojej firmy

Co może dla mnie zrobić biuro księgowe? Pełny zakres współpracy.

Biuro Księgowe

Czym właściwie zajmuje się biuro księgowe?