Akta osobowe pracownika – co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Akta osobowe

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, której najważniejszym elementem są akta osobowe. Ich prawidłowe prowadzenie nie jest wyłącznie formalnością – kompletna i uporządkowana dokumentacja może okazać się niezbędna podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS czy w przypadku sporu z pracownikiem. Sprawdź, co powinny zawierać akta osobowe, jak je prowadzić i jakie obowiązki w tym zakresie nakładają przepisy.

Czym są akta osobowe pracownika?

Akta osobowe to część dokumentacji pracowniczej zawierająca dokumenty związane z zatrudnieniem konkretnego pracownika – od procesu rekrutacji aż po zakończenie stosunku pracy. Prowadzenie akt osobowy jest obowiązkiem każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników na podstawie umowy o pracę.

Warto pamiętać, że akta osobowe nie obejmują całej dokumentacji pracowniczej. Osobno prowadzi się m.in. ewidencję czasu pracy, dokumentację dotyczącą urlopów, wynagrodzeń czy badań lekarskich wymagających odrębnego przechowywania. Dla każdego pracownika należy założyć oddzielne akta osobowe.

Sprawdź też ofertę kancelarii księgowej WIOL: Rozliczenia kadrowo-płacowe pracowników

Co powinny zawierać akta osobowe pracownika?

Przepisy określają, że akta osobowe składają się z pięciu części oznaczonych literami od A do E. Każda z nich obejmuje dokumenty dotyczące innego etapu zatrudnienia.

Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

Do części A trafiają dokumenty gromadzone jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę. Najczęściej są to:

• kwestionariusz osobowy kandydata,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe i wykształcenie,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia (jeżeli są wymagane),
• skierowanie na wstępne badania lekarskie,
• orzeczenie lekarza medycyny pracy o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy.

Pracodawca powinien gromadzić wyłącznie dokumenty, których może żądać na podstawie obowiązujących przepisów.

Część B – dokumenty dotyczące zatrudnienia i przebiegu pracy

To najbardziej rozbudowana część akt osobowych. Zawiera dokumentację dotyczącą całego okresu zatrudnienia pracownika. Znajdują się w niej między innymi:

• umowa o pracę,
• aneksy zmieniające warunki zatrudnienia,
• zakres obowiązków,
• informacja o warunkach zatrudnienia,
• potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy i innymi obowiązującymi procedurami,
• dokumentacja dotycząca szkoleń BHP,
• skierowania i orzeczenia z badań okresowych oraz kontrolnych,
• dokumenty dotyczące pracy zdalnej,
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych,
• informacje o przyznanych nagrodach lub wyróżnieniach.

Wszystkie dokumenty powinny być dołączane do akt na bieżąco wraz z przebiegiem zatrudnienia.

Część C – dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia

Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy do części C trafiają dokumenty dotyczące zakończenia zatrudnienia, takie jak:

• wypowiedzenie umowy o pracę,
• porozumienie stron,
• oświadczenia dotyczące rozwiązania stosunku pracy,
• potwierdzenie wydania świadectwa pracy,
• inne dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia.

Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej

W tej części przechowuje się dokumentację dotyczącą odpowiedzialności porządkowej pracownika, w szczególności:

• zawiadomienia o nałożeniu kar porządkowych,
• wyjaśnienia pracownika,
• dokumenty dotyczące sprzeciwów oraz ich rozpatrzenia.

Jeżeli kara zostanie uznana za niebyłą zgodnie z przepisami, dokumentacja dotycząca tej kary powinna zostać usunięta z akt osobowych.

Część E – dokumentacja dotycząca kontroli trzeźwości

Najnowszą częścią akt osobowych jest część E, przeznaczona na dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Znajdują się w niej wyłącznie dokumenty dotyczące pracowników objętych takimi kontrolami zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami wprowadzonymi przez pracodawcę.

Zobacz też: Reforma PIP – co dalej? Jak zatrudniać w 2026 roku? UZ, UOP czy B2B?

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe?

Samo zgromadzenie dokumentów nie wystarczy. Przepisy określają również sposób prowadzenia akt osobowych. Najważniejsze zasady to:

• prowadzenie oddzielnych akt dla każdego pracownika,
• podział dokumentacji na części A–E,
• numerowanie wszystkich dokumentów,
• sporządzenie wykazu dokumentów znajdujących się w każdej części,
• zachowanie chronologii dokumentów,
• aktualizowanie akt po każdej zmianie dotyczącej zatrudnienia,
• możliwość tworzenia podczęści (np. B1, B2), jeśli ułatwia to organizację dokumentacji.

Dobrze uporządkowane akta pozwalają szybko odnaleźć potrzebne dokumenty i ograniczają ryzyko błędów podczas kontroli.

Papierowe czy elektroniczne akta osobowe?

Obecnie pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Obie formy są równoważne, pod warunkiem spełnienia wymagań określonych w przepisach. Warto jednak zaznaczyć, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na elektroniczną dokumentację pracowniczą. Takie rozwiązanie ułatwia wyszukiwanie dokumentów, ogranicza ilość przechowywanej papierowej dokumentacji oraz poprawia bezpieczeństwo danych. Pracodawca może również zdigitalizować wcześniej prowadzone papierowe akta, zachowując odpowiednie procedury.

Jak długo należy przechowywać akta osobowe?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy oraz obowiązujących przepisów. W przypadku większości pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe przechowuje się przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Dla osób zatrudnionych wcześniej okres ten może wynosić nawet 50 lat, chyba że pracodawca spełnił warunki umożliwiające jego skrócenie.

Po upływie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacja może zostać zniszczona zgodnie z obowiązującymi przepisami, a pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w określonym terminie.

Zobacz też: Umowa o pracę vs umowa zlecenie – co wybrać w 2026 roku?

Najczęstsze błędy przy prowadzeniu akt osobowych

Najczęściej spotykane nieprawidłowości to:

• umieszczanie dokumentów w niewłaściwej części akt,
• brak numeracji dokumentów,
• brak wykazu dokumentów,
• nieaktualizowanie dokumentacji po zmianach warunków zatrudnienia,
• przechowywanie dokumentów, których pracodawca nie ma prawa gromadzić,
• mieszanie akt osobowych z pozostałą dokumentacją pracowniczą.

Takie błędy mogą zostać wykazane podczas kontroli i skutkować koniecznością uzupełnienia dokumentacji lub odpowiedzialnością pracodawcy.

Jak biuro rachunkowe Wiol może pomóc w prowadzeniu akt osobowych?

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych wymaga nie tylko systematyczności, ale także dobrej znajomości przepisów prawa pracy, które regularnie się zmieniają. Powierzenie obsługi kadrowej specjalistom pozwala ograniczyć ryzyko błędów formalnych i zyskać pewność, że dokumentacja pracownicza jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi wymaganiami.

Eksperci Biura Rachunkowego Wiol wspierają przedsiębiorców na każdym etapie zatrudnienia pracownika – od przygotowania dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy, przez bieżące prowadzenie akt osobowych, aż po kompletowanie dokumentacji przy zakończeniu zatrudnienia. Pomagają również we wdrożeniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej, monitorują zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami oraz służą wsparciem podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy ZUS. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju swojej firmy, pozostawiając kwestie kadrowe w rękach doświadczonych specjalistów.

Najczęściej zadawane pytania

Czy każdy pracodawca musi prowadzić akta osobowe?

Tak. Każdy pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę ma obowiązek prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika oddzielnie.

Z ilu części składają się akta osobowe pracownika?

Obecnie akta osobowe składają się z pięciu części oznaczonych literami A, B, C, D i E.

Czy akta osobowe można prowadzić wyłącznie elektronicznie?

Tak. Przepisy dopuszczają prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej, o ile spełnione są wymagania dotyczące bezpieczeństwa i integralności dokumentacji.

Jak długo należy przechowywać akta osobowe?

W większości przypadków dokumentację przechowuje się przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy, choć w niektórych sytuacjach obowiązuje dłuższy okres.

Czy ewidencja czasu pracy jest częścią akt osobowych?

Nie. Ewidencja czasu pracy stanowi odrębną część dokumentacji pracowniczej i nie jest przechowywana w aktach osobowych.

Co grozi za nieprawidłowe prowadzenie akt osobowych?

Nieprawidłowo prowadzona dokumentacja może skutkować konsekwencjami podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, a także utrudnić rozstrzyganie sporów z pracownikami. W niektórych przypadkach pracodawcy grożą również kary przewidziane w przepisach prawa pracy.działalność będzie wymagała rejestracji do VAT lub uzyskania dodatkowych zezwoleń.ze strony pracowników oraz negatywne skutki wizerunkowe dla przedsiębiorstwa.