PKPiR tylko elektronicznie? Nowe obowiązki od 2026 roku!

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Zmiany te mają na celu pełną cyfryzację rozliczeń podatkowych. W konsekwencji przedsiębiorcy będą zobowiązani do prowadzenia PKPiR wyłącznie w formie elektronicznej.

Kogo dotyczą zmiany?

Nowe przepisy obejmują szerokie grono przedsiębiorców:

• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą;
• spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych;
• przedsiębiorstwa w spadku;
• osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej.

Wyjątki stanowią osoby duchowne oraz podatnicy działający na podstawie umów agencyjnych lub zlecenia, którzy nie są zobowiązani do prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej .

Nowe zasady prowadzenia PKPiR

Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do prowadzenia PKPiR wyłącznie przy użyciu programów komputerowych. Prowadzenie księgi w formie papierowej nie będzie już dopuszczalne. Chodzi o konieczność dostosowania się do nowych wymogów technologicznych.

Integracja z KSeF

Nowe przepisy przewidują integrację PKPiR z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że dane z faktur będą automatycznie przenoszone do księgi, co ma na celu uproszczenie procesu księgowania i zwiększenie dokładności danych .

Zobacz także: Składki ZUS przedsiębiorców w 2026 r. – co się zmieniło

Terminy i obowiązki

Przedsiębiorcy będą zobowiązani do przesyłania plików JPK_PKPiR do urzędu skarbowego w określonych terminach:

• do 30 kwietnia 2027 roku – dla podatników rozliczających się kwartalnie oraz zwolnionych z VAT;
• do 30 kwietnia 2026 roku – dla podatników rozliczających się miesięcznie.

Przechowywanie dokumentacji

Nowe przepisy nie określają miejsca przechowywania księgi oraz dowodów księgowych. Ważne jest jednak, aby dokumenty były przechowywane w sposób zapewniający ich integralność, dostępność i czytelność przez okres wymagany przepisami podatkowymi.

Zobacz także: Nowa odsłona portalu eZUS od połowy lutego 2026 r.

Jak się przygotować?

Aby dostosować się do nowych wymogów, należy podjąć następujące kroki:

• zainwestować w odpowiednie oprogramowanie księgowe umożliwiające prowadzenie PKPiR w formie elektronicznej;
• zapewnić integrację systemu księgowego z KSeF;
• przeszkolić personel w zakresie nowych procedur i obsługi systemów;
• zapewnić bezpieczne przechowywanie dokumentacji elektronicznej.

Dostosowanie się do nowych przepisów wymaga zaangażowania, ale pozwoli na usprawnienie procesów księgowych i lepszą kontrolę nad finansami firmy.