Nowe zasady dokumentowania wydatków od 2026 roku

Koniec dowodów wewnętrznych

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie istotne zmiany w prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. wprowadza obowiązek prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej oraz eliminuje możliwość dokumentowania wydatków za pomocą dowodów wewnętrznych. Zmiany te mają na celu zwiększenie przejrzystości i dokładności ewidencji podatkowej.

Obowiązek prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej

Zgodnie z nowymi przepisami, od 1 stycznia 2026 r. podatnicy prowadzący PKPiR są zobowiązani do jej prowadzenia wyłącznie w formie elektronicznej, przy użyciu odpowiednich programów komputerowych. Dotyczy to również przesyłania danych w formacie JPK_PKPIR do urzędów skarbowych. Wyjątki od tego obowiązku dotyczą jedynie osób duchownych oraz podatników działających na podstawie umów agencyjnych lub zlecenia.

Zobacz także: Składki ZUS przedsiębiorców w 2026 r. – co się zmieniło

Nowy wzór PKPiR

Nowe rozporządzenie wprowadza zmieniony wzór PKPiR, który zawiera 19 kolumn, w tym dwie nowe:

• kolumna 3 – numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF);
• kolumna 5 – identyfikator podatkowy kontrahenta, obejmujący również kod kraju nadania identyfikatora.

Zmiany te mają na celu dostosowanie PKPiR do struktury JPK oraz obowiązku korzystania z KSeF.

Likwidacja dowodów wewnętrznych

Od 2026 roku nie będzie już możliwe dokumentowanie wydatków za pomocą dowodów wewnętrznych. Dotyczy to m.in. zakupów materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego. Zamiast tego, konieczne będzie posiadanie faktury uproszczonej, czyli paragonu zawierającego NIP nabywcy.

Zmiany w dokumentowaniu sprzedaży

Nowe przepisy eliminują możliwość dokonywania zapisów w PKPiR na podstawie dziennych lub miesięcznych zestawień sprzedaży. 

Od 1 stycznia 2026 r. zapisy w PKPiR mogą być dokonywane tylko na podstawie:

• wystawionych faktur;
• raportów fiskalnych – w przypadku sprzedaży ujętej w kasie fiskalnej;
• wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego – w przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.

Terminy dokonywania wpisów w PKPiR

Od 1 stycznia 2026 r. wpisów dotyczących przychodów należy dokonywać w PKPiR do 20. dnia następnego miesiąca. Wyjątkiem jest ewidencjonowanie przychodu na podstawie dowodu wewnętrznego, kiedy to zapisu należy dokonać raz dziennie po zakończeniu dnia.

Sprawdź również: Nowe limity podatkowe obowiązujące w 2026 r

Miejsce przechowywania PKPiR

Rozporządzenie zrezygnowało z przepisu wskazującego wprost, gdzie musi być przechowywana PKPiR oraz dowody, na podstawie których dokonywano w niej wpisów. Obowiązek ich archiwizacji wynika obecnie bezpośrednio z przepisów Ordynacji podatkowej i trwa do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Mogą być przechowywane w dowolnie wybranym przez podatnika miejscu.

Podsumowanie

Zmiany wprowadzone od 1 stycznia 2026 r. mają na celu zwiększenie przejrzystości i dokładności ewidencji podatkowej. Przedsiębiorcy powinni przygotować się na konieczność prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej oraz na eliminację dowodów wewnętrznych jako podstawy dokumentowania wydatków. Warto już teraz zapoznać się z nowymi przepisami i dostosować swoje procedury księgowe do nadchodzących zmian.