Koniec zgłaszania osób odpowiedzialnych za podatki do urzędu skarbowego

Zmiana brzmi prosto, ale dla firm ma bardzo praktyczne znaczenie. Chodzi o obowiązek, o którym wielu przedsiębiorców przypomina sobie dopiero przy porządkowaniu dokumentów: zgłoszenie osoby odpowiedzialnej za obliczanie, pobieranie i wpłacanie podatków. Warto jednak czytać tę zapowiedź ostrożnie, bo aktualne źródła pokazują ważny szczegół: deregulacja była już blisko, lecz jej los wymaga sprawdzenia w datach.

Skąd wziął się ten obowiązek?

Art. 31 Ordynacji podatkowej dotyczy osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej, będących płatnikami lub inkasentami. Obejmuje więc między innymi spółki, fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty rozliczające cudzy podatek.

Przepis nakazuje wyznaczyć osobę odpowiedzialną za trzy czynności: obliczanie podatku, pobieranie go oraz terminową wpłatę do organu podatkowego. Do urzędu trzeba zgłosić imię, nazwisko i adres tej osoby. Zgłoszenia dokonuje się w terminie pierwszej wpłaty, a po zmianie osoby wyznaczonej – w ciągu 14 dni.

To formalność, lecz formalność z życia codziennego księgowości. Gdy zmienia się kadrowa, księgowy, członek zarządu albo osoba prowadząca rozliczenia, pojawia się pytanie: czy trzeba składać kolejne zawiadomienie? Właśnie ten obowiązek ustawodawca chciał usunąć.

Co miało się zmienić od 1 stycznia 2026 roku?

Rządowy projekt z 2025 roku zakładał uchylenie art. 31 Ordynacji podatkowej. W projekcie zapisano też datę wejścia w życie: 1 stycznia 2026 roku. Uzasadnienie wskazywało, że obowiązek jest dodatkowym obciążeniem administracyjnym dla płatników i inkasentów, a jego likwidacja zmniejszy liczbę dokumentów przesyłanych do urzędów skarbowych.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy zmiana miała dać kilka prostych skutków:

• mniej pism – brak zawiadomienia przy wyznaczeniu osoby zajmującej się podatkami;
• mniej aktualizacji – brak zgłoszenia po zmianie osoby odpowiedzialnej;
• mniej ryzyka przeoczenia terminu – szczególnie przy zmianach kadrowych;
• prostszy obieg dokumentów – decyzje zostają wewnątrz firmy;
• większy porządek w aktach – bez powielania informacji znanych z innych dokumentów.

Ważna data: 25 sierpnia 2025 roku

Sejm uchwalił ustawę 25 lipca 2025 roku. Następnie, 4 sierpnia 2025 roku, ustawa została przekazana Prezydentowi do podpisu. Prezydent odmówił podpisania tej ustawy 25 sierpnia 2025 roku. Ten fakt jest istotny, bo bez skutecznego zakończenia procesu legislacyjnego uchylenie art. 31 nie zaczęło działać od 1 stycznia 2026 roku.

Dlatego w tekstach o zmianach podatkowych pojawiło się sporo zamieszania. Część omówień pisała o planowanym końcu obowiązku od 1 stycznia 2026 roku, opierając się na projekcie lub uchwalonej ustawie. Nowsze sprawdzenie prowadzi jednak do bardziej ostrożnego wniosku: na 18 maja 2026 roku trzeba weryfikować aktualny stan przepisu, bo sam plan deregulacyjny nie jest równoznaczny z wejściem zmiany w życie.

Co masz zrobić w praktyce?

Jeżeli prowadzisz spółkę, fundację, stowarzyszenie albo inną jednostkę pełniącą funkcję płatnika lub inkasenta, potraktuj temat technicznie. Bez nerwów, ale z porządkiem.

Najważniejsze jest ustalenie, czy w Twojej organizacji nadal istnieje osoba wyznaczona do rozliczeń oraz, czy dane zgłoszone w urzędzie są aktualne. Jeżeli w ostatnich miesiącach zmienił się zarząd, księgowa, biuro rachunkowe albo osoba prowadząca sprawy kadrowo-płacowe, warto przejrzeć dokumenty.

Przy okazji dobrze spojrzeć szerzej na obowiązki administracyjne. Zmiany w prawie podatkowym rzadko występują pojedynczo. Obok tej deregulacji pojawiają się inne tematy, chociażby nowe limity podatkowe oraz składki ZUS przedsiębiorców, wpływające na planowanie rozliczeń w 2026 roku.

Czego nie mylić z pełnomocnictwem?

Wyznaczenie osoby z art. 31 Ordynacji podatkowej nie jest tym samym, czym pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji albo reprezentowania podatnika. To częsty błąd w rozmowach z przedsiębiorcami.

Pełnomocnictwo daje umocowanie do działania przed urzędem albo do podpisywania określonych dokumentów. Zgłoszenie osoby odpowiedzialnej za podatki dotyczyło wewnętrznej odpowiedzialności za obliczenie, pobór i wpłatę podatku. Te obszary mogą się spotykać w jednej osobie, ale nie muszą.

W firmowej praktyce warto rozdzielić:

• osobę prowadzącą księgi – odpowiedzialną za bieżące zapisy i dokumenty;
• osobę podpisującą deklaracje – działającą na podstawie właściwego umocowania;
• osobę decyzyjną – zatwierdzającą płatności i organizację pracy;
• biuro rachunkowe – wspierające rozliczenia na podstawie umowy.

Takie uporządkowanie chroni przed chaosem, zwłaszcza gdy dochodzi do kontroli, zmiany pracownika albo przejęcia obsługi przez nowe biuro.

Dlaczego ta zmiana nadal jest ważna?

Nawet jeśli przepis nie został uchylony w pierwotnie planowanym terminie, kierunek jest czytelny. Administracja i przedsiębiorcy szukają sposobu na ograniczenie formalności, zwłaszcza tych, które nie poprawiają jakości rozliczeń, a jedynie tworzą kolejne pisma.

Dla Ciebie najważniejsza jest praktyka. Firma nadal musi prawidłowo obliczać podatki, pobierać je wtedy, gdy pełni funkcję płatnika, i wpłacać w terminie. Koniec zgłoszenia, gdy wejdzie w życie, nie zdejmie odpowiedzialności za poprawne rozliczenia. Usunie jedynie jeden obowiązek informacyjny wobec urzędu.W tym samym czasie warto pilnować innych obszarów dokumentacji. Przedsiębiorcy coraz częściej porządkują nowe zasady dokumentowania wydatków, sprawdzają obowiązki w zakresie PKPiR i analizują nowe limity amortyzacji samochodów osobowych. Do tego dochodzi cyfryzacja kontaktu z urzędami, w tym nowa odsłona portalu eZUS, pokazująca, że papierowe przyzwyczajenia powoli odchodzą na bok.